Weihnachtsüberraschung vom TLfDI
Der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI) verschickte in den letzten Tagen eine freiwillige Umfrage an 17.000 Thüringer Unternehmen. Wie der MDR berichtet, soll damit ein besserer Überblick über den Datenschutz und die Umsetzung der DS-GVO in Thüringen erreicht werden. Mich haben auch schon einige Unternehmen angesprochen, die den Bogen erhielten und wissen möchten, wie sie sich verhalten sollen.
Die Teilnahme ist freiwillig. Das heißt, Unternehmen können sich selbst entscheiden, ob sie teilnehmen wollen. Dr. Hasse sagte dem MDR, dass er aber auch eine verpflichtende Umfrage in Erwägung zieht, sofern zu wenige Anworten kommen.
Unternehmen haben für die Antwort eine Woche Zeit. Ich finde diese Frist recht kurz. Gerade in der Weihnachtszeit liegen meist die Prioritäten an anderer Stelle und so landete das Schreiben in vielen, mir bekannten Fällen entweder im Papierkorb oder auf einem Stapel von später zu bearbeitenden Vorfällen. Meine Vermutung ist, dass der Rücklauf bis Weihnachten eher dürftig ist. Eine längere Antwortfrist wäre hier durchaus angemessen gewesen.
Der Fragenbogen (lokale Kopie
) gliedert sich in sieben Teile:
- Datenschutzbeauftragter (DSB)
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DS-GVO
- Informationspflichten
- Betroffenenrechte
- Datenschutz-Folgenabschätzung
- Auftragsverarbeitung
Dies sind auch wichtige Bereiche im Rahmen der Umsetzung der DS-GVO, die von allen Unternehmen berücksichtigt werden sollten. Einzig das Thema IT-Sicherheit spiegelt sich nicht in der Umfrage wider.
Viele Unternehmen fragen sich nun, ob es Probleme bei der Beantwortung des Fragebogen gibt. Ich würde ja erwarten, dass Unternehmen den Fragenbogen nur dann beantworten, wenn sie sich Gedanken zum Datenschutz gemacht haben. Andere werden vermutlich die Freiwilligkeit eher so auslegen, dass die den nicht abschicken. 
Die offene Frage ist nun, wo Probleme bei den Antworten entstehen können.
Datenschutzbeauftragter
Im Bereich zum Datenschutzbeauftragten versuchen die ersten vier Fragen zu eruieren, ob es eine Pflicht zur Benennung eines DSB gibt und die fünfte Frage klärt dann, ob ein DSB ernannt wurde. Wenn es hier ein Unternehmen gibt, welches einerseits die Pflicht zur Benennung eines DSB hat, andererseits aber keinen ernannt hat, wäre das aus meiner Sicht ein eindeutiges Signal, genauer hinzuschauen. Als Behörde würde ich hier mal genauer hinschauen.
Gerade Unternehmen, die sich dieser Pflicht entziehen, fahren ein größeres Risiko. Denn der DSB muss der Behörde gemeldet werden. Eine Behörde könnte auf die Idee kommen, sich eine Auflistung aller Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten (oder einer anderen Zahl) zu besorgen. Diese könnte mit der Liste der gemeldeten Verantwortlichen abgegllichen werden. Die Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten ohne DSB könnte sich die Behörde zumindest genauer anschauen. Wenn man dann hier noch nach den Schwerpunkten unterscheidet (Eine IT-Firma mit den Kriterien wird eher einen haben müssen als ein Produktionsbetrieb.), ließen sich vermutlich recht schnell die Firmen ermitteln, die einen DSB haben müssen, aber keinen haben.
Die Fragen 6 und 8 überschneiden sich, denn Frage 6 möchte wissen, ob es einen externen DSB gibt, während Frage 8 sich nach einem internem erkundigt. Dies hätte in einer Frage abgehandelt werden können. Ich verstehe hier nicht, warum dies auf zwei Fragen verteilt wurde bzw. was passiert, wenn beide mit Ja beantwortet werden.
In der siebenten Frage soll angekreuzt werden, ob der DSB eine natürliche oder juristische Person ist. In verschiedenen Kommentaren zur DS-GVO wurde immer wieder angemerkt, dass der DSB eine natürliche Person sein sollte. Begründet wird dies nach meiner Erinnerung insbesondere mit dem Fachkundenachweis. Den kann eine natürliche Person führen, für eine juristische wird das schon schwerer.
Die folgenden Fragen beschäftigen sich dann auch mit der Fortbildung. Hier wird gefragt, wann die letzte Fortbildung war. Gerade im Hinblick auf den 25. Mai 2018 sollte die letzte entweder in diesem oder im vorigen Jahr liegen. Ansonsten sollte man sich schon fragen, wie der DSB seine Fachkunde erworben hat.
Frage 13 und 14 möchte wissen, ob der DSB gemeldet und veröffentlicht wurde. Beides sind Pflichten nach der DS-GVO. Dies sollten die betreffenden Unternehmen also getan haben, wenn sie einen DSB ernannt haben.
Verzeichnis der Verfahrenstätigkeiten
Zunächst wird die Existenz abgefragt. Nach meinem Eindruck müssen 100% der angefragten Unternehmen ein solches Verzeichnis haben. Sollte hier jemand Nein ankreuzen, würde ich das als Gelegenheit nutzen, um genauer nachzufragen. Die nächste Frage möchte nur wissen, ob die bereitgestellten Formulare hilfreich waren.
Erlaubnistatbeständen nach Art. 6 DS-GVO
Die erste Frage möchte wissen, ob jedem Vorgang ein Erlaubnistatbestand zugeordnet werden kann. Das Datenschutzrecht sagt nun, dass alle Verarbeitung personenbezogener Daten verboten ist, es sei denn, es gibt eine Erlaubnis. Das heißt, ein Nein würde hier klar zum Ausdruck bringen, dass das Unternehmen Daten rechtswidrig verarbeitet.
Die weiteren Fragen klären, bei welchen Erlaubnistatbeständen es Probleme gab und wie die Einwilligung eingesetzt wird. Soweit ich es beurteilen kann, haben Leute eher mit der Interessenabwägung Probleme. Nach der landläufigen Meinung würden viele jeden Vorgang über eine Einwilligung regeln. Hier wäre ich sehr gespannt auf die Antworten der Unternehmen.
Informationspflichten
Beim Abschnitt zu Informationspflichten wird gefragt, wie diese umgesetzt werden. Hier gibt es eine Liste mit fünf Möglichkeiten. Die zweite Frage zielt auf die Webseite ab und will wissen, ob die überarbeitet wurde, um Informationspflichten zu erfüllen. Wenn ich ein halbes Jahr (oder etwas länger) zurück denke, so steckten dort viele Unternehmen Aufwand hinein. Wer dies andererseits nicht getan hat, der hat eine wesentliche Pflicht aus der DS-GVO nicht erfüllt.
Betroffenenrechte
Bezüglich der Betroffenenrechte wird nach einem Prozess für die rechtzeitige Bearbeitung der Anfragen und zu eventuell aufgetretenen Problemen gefragt. Hier würde ich keine Probleme erwarten, egal wie geantwortet wird.
Datenschutz-Folgenabschätzung
Dem schließen sich Fragen zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) an. Hier frage ich mich insbesondere, wie die Antwort auf die dritte Frage gewertet wird. Das TLfDI möchte wissen, ob der DSB (sofern benannt) einbezogen wurde. Das Wort “einbezogen” klingt für mich eher passiv und würde der DS-GVO entsprechen. Denn der Art. 35 Abs. 2 DS-GVO sagt, dass der Rat des DSB einzuholen ist. Das heißt, falls überhaupt eine DSFA durchgeführt wurde, so sollte der DSB mit einbezogen worden sein. Antwortet man hier jedoch Nein, stellt sich für mich die Frage, warum nicht. Die Antwortmöglichkeit “nicht zutreffend” wirft bei mir weitere Fragezeichen auf. Denn einerseits könnte dies angekreuzt werden, wenn keine DSFA durchgeführt wurde. Wenn jedoch eine durchgeführt wurde, so würde ich das nur ankreuzen, wenn es keinen DSB gäbe. Dies kann aber wiederum ein Verstoß gegen § 38 Abs. 1 BDSG-neu sein.
Auftragsverarbeitungsverträge
Der letzte Abschnitt möchte wissen, ob bestehende Auftragsverarbeitungsverträge an die DS-GVO angepasst wurden und ob die Formulierungshilfe nützlich war. Die Erneuerung von Auftragsverarbeitungsverträgen war einer der Hauptaufwände, die ich bei verschiedenen Unternehmen sah. Nach gängiger Ansicht mussten auch alle erneuert werden. Was kreuzt aber ein Unternehmen an, welches nur einige, aber nicht alle erneuert hat? Oder was kreuzt ein Unternehmen an, welches keine solche Verträge hat? Gerade im letzten Fall läge hier nahe, Nein auszuwählen. Wenn ich eine Behörde wäre, würde ich bei einem Nein jedoch wiederum stutzig werden.
Abschluss
Insgesamt bietet der Fragebogen aus meiner Sicht einige Stolperfallen. Ich würde erwarten, dass Unternehmen, die sich bisher nicht um die DS-GVO gekümmert haben, den Fragebogen eher links liegen lassen. Allerdings fände ich es wunderbar, wenn diese Unternehmen zumindest den Fragebogen als Anstoß nehmen, um sich mit den Pflichten nach der DS-GVO auszusetzen.
